تسجّل المكتبة ما تحتاجه لتشغيل الخدمة: بيانات حسابك، وما استعرته وأعدته، وأرقاماً عن المصادر المستخدمة.
وعند استخدامك البوابة يحفظ ملف تعريف ارتباط خاص بالبوابة رقمَ زيارة عشوائياً مدة 30 دقيقة، لتُحتسب الزيارة الواحدة مرة واحدة. وهو يعرّف الزيارة لا يعرّفك. ويُقرأ وكيل المستخدم في متصفحك لمعرفة نوع الجهاز (حاسوب أو هاتف أو جهاز لوحي) وعائلة المتصفح ونظام التشغيل، ولا يُحفظ مع سجلات الاستخدام إلا هذه الثلاثة. ويُستخدم عنوان الشبكة (IP) لتحديد موقعك التقريبي — البلد، ثم المنطقة والمدينة ما لم تكتفِ المكتبة بأقل من ذلك — ولا يُحفظ العنوان نفسه مع سجلات الاستخدام. وتسجّل الزيارة أيضاً الموقع الذي أتيت منه (عنوانه فقط، لا الصفحة) وأي وسوم حملة في الرابط الذي اتّبعته. ولعدّ الأشخاص المختلفين الذين يزورون البوابة في يوم واحد، يُولَّد رمز من عنوانك ومتصفحك بمفتاح يُستبدل كل يوم ثم يُتلف، فلا يمكن بعد ذلك إرجاع الرمز إليك.
وحين تكون مسجّل الدخول تُربط بحسابك عمليات البحث، والمصادر التي تفتحها أو تنزّلها، وزياراتك للبوابة، وعمليات تسجيل دخولك، مع دورك وقسمك وكليتك ونوع عضويتك وقتها. وبعد انقضاء مدة الاحتفاظ لدى المؤسسة (30 يوماً ما لم تحدد المكتبة غيرها) يُزال هذا الربط: فيبقى في السجل تاريخه والجهاز والموقع والفئة، ولا يعود يشير إليك أو إلى زيارتك.
ولا يُسجَّل جنسك إلا ما دامت المؤسسة قد اختارت جمعه. ويُؤخذ من ملفك الشخصي، أو من الخدمة التي تسجّل الدخول بها، أو من سجلات الأعضاء لدى المؤسسة، ويُحفظ مع حسابك لتقارير الاستخدام في المكتبة. وحين يكون جمعه متوقفاً لا يُسجَّل الجنس.
ويُحتفظ بسجل واحد مدة أطول عن قصد: لتعدّ المكتبة قرّاءها النشطين بدقة على مدى عام، تحتفظ بسجل للأيام التي كنت فيها نشطاً — مع فئتك والمصادر التي فتحتها وطريقة تسجيل دخولك — مدة 400 يوم، أي ما يزيد قليلاً على عام، ثم تحذفه.
وتحتفظ سجلات الأمان — تسجيل الدخول، ومحاولات الدخول الفاشلة، والتغييرات التي يجريها الموظفون — بعنوان الشبكة (IP) والمتصفح اللذين صدرت عنهما، ليتسنّى التحقيق في أي إساءة لاستخدام الحساب. وتُحفظ طوال المدة المحددة في اتفاقية المؤسسة ثم تُحذف.
وأرقام الاستخدام التي تُشارَك مع الناشرين أعداد لا قوائم قرّاء. غير أنّ بعض التقارير تذكر قرّاء بأعينهم. فقائمة الحسابات بأدوارها وآخر تسجيل دخول لكل منها، ونتائج التحديث من الدليل، يطّلع عليها موظفو المكتبة الذين يحق لهم الاطلاع على تقاريرها. وثلاثة تقارير تذهب أبعد من ذلك: ترتيب القرّاء الأكثر نشاطاً، وقائمة الحسابات التي لا نشاط لها مؤخراً، وتقرير عن استخدام قارئ واحد للبوابة. ولا يطّلع على هذه التقارير الثلاثة إلا موظفو المكتبة الذين يتيح لهم دورهم الاطلاع على حسابات الأعضاء، والقائمون على تشغيل المنصة التي تعمل عليها البوابة، وكلما فُتح تقرير عن قارئ واحد دُوِّن في سجل النشاط من فتحه.